В октябре 2010 г. было принято решение о внедрении в Ульяновском государственном университете системы электронного документооборота «Корпоративный документооборот» компании «Аналитика. Проекты и решения» на базе платформы «1С:Предприятие 8.3 / 8.2».
В процессе эксплуатации ранее внедренной системы электронного документооборота (название не раскрывается) выявились отрицательные моменты в работе системы, поэтому мы вынуждены были отказаться от этой СЭД.
СЭД «Корпоративный документооборот» была выбрана по следующим критериям:
стабильность работы и распространенность платформы , которая лежит в основе данной СЭД
возможность работы как в обычном режиме (клиентское ПО), так и через веб-интерфейс
небольшая стоимость и предоставление скидки для ВУЗов
открытый программный код — возможность внесения изменений, возможность разработки дополнительных отчетов собственными силами
бессрочная техническая поддержка по акции
достаточно большое количество внедрений предыдущей версии системы и положительны отзывы пользователей
С октября 2010 г. началась интенсивная подготовка к внедрению у системы «Корпоративный документооборот». Программистами отдела автоматизации организационной деятельности совместно с сотрудниками Управления документационного обеспечения был разработан и осуществлен комплекс мероприятий по внедрению системы. С января 2011 г. началось поэтапное внедрение СЭД «Корпоративный документооборот».
В течение 2011 года были автоматизированы следующие процессы документооборота:
Регистрация, согласование и рассылка кадровых приказов, приказов по командировкам, приказов по студентам.
Регистрация и рассылка входящих документов, внутренних документов, приказов по основной деятельности, распоряжений ректора, решений ректората и Ученого совета
Регистрация исходящих документов, служебных записок, заявлений студентов, представлений деканов/директоров на студентов.
Выдача поручений и контроль их исполнения.
За 2011 г. в информационной базе СЭД зарегистрировано 30300 документов, в том числе около 6900 документов прошло электронное согласование. К работе в системе подключено 340 пользователей.
Разработчики СЭД «Корпоративный документооборот» постоянно совершенствуют и развивают свою систему. В начале нашего внедрения в СЭД «Корпоративный документооборот» был реализован только табличный способ построения маршрутов движения документов, который имеет ряд ограничений, например, в одном маршруте нельзя использовать две параллельные схемы выполнения действия с различными критериями выполнения.
В результате разработки визуального редактора бизнес- процессов появилась возможность строить разнообразные сложные маршруты в виде графических схем, позволяющие включать элементы условий, выбора варианта, разделения и слияния ветвей маршрута, обработки данных, подпроцессы и даже произвольные тексты программных функций, которые автоматически выполняются при создании, перед выполнением и после выполнения задач исполнителями.
Все маршруты бизнес-процессов старого табличного формата мы заменили новым визуальным форматом в виде графических схем. Новый формат позволил оптимизировать многие маршруты. Благодаря замене в схемах маршрутов последовательного исполнения задач на параллельное, сократилось время исполнения бизнес-процессов.
….В СЭД «Корпоративный документооборот» файлы хранятся вне информационной базы, что даёт возможность организовать отдельное файловое хранилище, например, на специальном сервере.
Очень удобно, что при удалении файлов из базы, из файлового хранилища они удаляются автоматически.
