Внедрение в Белгородском гос. университете

client-belgosuniverПрограммный продукт «Аналитика: Документооборот»* разработан на основе платформы , которая в настоящее время является весьма распространенной в России. При этом программа может использоваться как отдельное приложение или с помощью специалистов, знакомых с конфигурированием «1С», интегрироваться в типовые конфигурации «1С: Предприятие 8». При этом первый вариант представляется даже более интересным, нежели второй, поскольку он делает вполне реальным и достаточно низкобюджетным переход к полноценному электронному документообороту в рамках одной организации, при условии, что в данной организации уже внедрена вышеуказанная платформа «1С».Оценивая программный продукт, ориентированный на автоматизацию документационного обеспечения управления, необходимо помнить, что не существует систем в одинаковой степени приспособленных к организации как электронного документооборота, так и сопровождения делопроизводственных процессов, протекающих с использованием документов на традиционных носителях.В этом плане «Аналитика: Документооборот» в большей степени ориентирована на безбумажные технологии, но, одновременно, имеет достаточно развитые инструменты учета обработки документов на традиционном носителе. К ним следует отнести функции формирования описи документов, формирования листа-заверителя дела, формирования описи документов, выделенных к уничтожению, возможность учета бумажных документов по физическим местам их хранения.При этом существуют достаточно развитые инструменты, характерные для систем электронного документооборота: помещение электронных документов в указанное место структурированного электронного хранилища данных (электронного архива) и удаление электронных документов из архива по заранее установленным правилам, что позволяет оптимально использовать системные ресурсы. Существенным преимуществом анализируемой ,программы является ее реализация в качестве Web-приложения. В итоге отсутствует необходимость установки специального программного обеспечения на рабочих местах пользователей системы. Кроме того, весьма привлекательной представляется лицензионная политика разработчика, т.к. потребителем приобретается серверная лицензия и количество пользователей в интрасети одной организации, эксплуатирующих систему, не ограничивается.Указанные особенности делают данный программный продукт особенно привлекательным для организаций, имеющих рассредоточенные документационные потоки, т.к. в этом случае естественные ограничения, накладываемые особенностями Web-технологии, компенсируются количеством пользователей, работающих в системе.Еще одной особенностью программного продукта «Аналитика: Документооборот», характерной для систем, разрабатываемых на основе платформы «1С», является наличие встроенных настраиваемых шаблонов документов, которые позволяют формировать файл в наиболее распространенных форматах МЅ Word OpenOffice Writer. Таким образом, обработка текстовой информации в рамках системы «Аналитика: Документооборот» производится удобно и, в то же время, не возникает проблем с передачей данных во внешнюю среду.Система содержит стандартный для подобных программ справочник, который называется «Виды документов документооборота». Можно отметить, что с точки зрения документоведения более точным наименованием данного справочника будет «Группы документов», т.к. он имеет настраиваемую структуру, элементами которой могут быть не только виды или разновидности документов, но и их группы. Тем не менее, терминологическая неточность не снижает функциональную полноту и возможности данного справочника, которые необходимы для организации системы управления документами организации. Терминологически не совсем верен справочник «Типы носителей документов», поскольку он содержит в качестве равноценных категорий и наименования носителей документов, и их характеристику по признаку подлинности, и указание на способ доставки. Однако, возможности дополнения и редактирования данного справочника, предусмотренные разработчиками системы, позволяют создать эффективный механизм группировки документов, необходимый для отражения технологических особенностей их регистрации и обработки.
Удачно спроектирован список «Формат нумераторов», он позволяет иметь каждому виду документа собственный формат нумератора и предоставляет возможность привязки к отдельным подразделениям и даже должностным лицам.

Несомненным достоинством программного продукта «Аналитика: Документооборот» являются встроенные возможности ведения номенклатуры дел организации, формирования описи документов и проведения операций с архивом документов. Кроме того, система поддерживает достаточно удобные возможности реализации основных делопроизводственнь1х процедур: выдача поручений по документам (в том числе и выдача поручений по пакету документов); проведение согласования проекта документа (предусмотрены варианты как параллельного, так и последовательного согласования).

Дополняет данный блок функционала системы бизнес-процесс «Проведение совещания», который позволяет сделать процедуру подготовки совещания менее трудоемкой и весьма удобной.

Дополнительные возможности по организации работы пользователя с программой предоставляет реализованная в рецензируемой системе интеграция с файловой системой. Не меньшего внимания заслуживает система виртуальных каталогов, благодаря которой существенно расширяются возможности по хранению, а самое главное, доступу к электронным документам, при сохранении принципа централизованного хранения документов в базе данных. Кроме того, благодаря наличию справочника «Места хранения документов» может быть организована работа по оптимальному хранению и эффективному поиску и использованию документов на традиционных носителях.

Система «Аналитика: Документооборот» содержит стандартный для программ подобного рода набор функций для формирования отчетов по документообороту. Однако они удачно дополнены возможностями графического представления полученных результатов. К примеру, имеется возможность сформировать справку об объеме документооборота в разрезе определенных хронологических периодов, в том числе и с построением графика.

В системе генерируется справка об объеме документооборота в разрезе групп документов, в том числе и с построением графика. Контроль исполнения документов облегчает функция формирования отчета «Состояние задач документооборота» с возможностью группировки задач, как по исполнителям поручений, так и по процессам, задачам и другим вариантам. Отчет «Сроки действия документов» имеет не совсем корректное наименование (пожалуй, правильнее было бы «Сроки исполнения документов››), впрочем, если говорить об электронных документах, то данный вопрос нуждается в дополнительном осмысливании. Тем не мене данный отчет позволяет эффективно отслеживать работу с документами.

В программном продукте «Аналитика: Документооборот» предусмотрена гибкая система настройки прав пользователей, которая позволяет учесть практически все особенности, характерные для организации делопроизводственных процессов в различных конкретных организациях. При этом предусмотрен вариант определения прав пользователей на уровне платформы «1С: Предприятие 8», что облегчает начальный этап внедрения системы. Весьма интересные возможности предоставляются различными вариантами конфигураций на платформе «1С: Предприятие 8».

Все вышеизложенное позволяет характеризовать программный продукт «Аналитика: Документооборот» как весьма интересную и перспективную разработку для организации электронного документооборота на предприятиях, эксплуатирующих платформу «1С: Предприятие 8». Высказанные ранее замечания и рекомендации не носят принципиального характера, могут быть легко устранены в процессе дальнейшей доработки программы. Использование данного программного продукта в учебном процессе при подготовке студентов Белгородского государственного университета по специальности 0З2001.65 Документоведение и документационное обеспечение управления позволит повысит уровень конкурентоспособности и востребованности выпускников на рынке труда.

Отзыв рассмотрен на заседании кафедры документоведения Белгородского государственного университета 10.02.2010, протокол № 9.

Заведующий кафедрой документоведения
Белгородского государственного университета к.и.н. доцент ~ А.И. Папков