Компания ТОМ-УПИ существует на рынке более 20-ти лет, является многопрофильной. Главными направлениями деятельности являются дистрибуция кондитерских изделий и создание профессиональных климатических систем.
Сложная структура компании и ее многопрофильность требуют оперативного и бесперебойного процесса управления платежами.
Расскажу об одной исследованной мною стороне программы СЭД «Корпоративный документооборот».
Мне понравилась возможность построения алгоритмов движения документов с помощью блок-схем. Очень удобный и наглядный инструмент.
Можно легко изменять, дорабатывать, упрощать алгоритмы всего лишь изменяя набор геометрических фигур и стрелок между ними. Простым добавлением фигуры ты включаешь в процесс то или иное рабочее место, изменяешь те или иные процедуры с данными на этом рабочем месте и т.д. Тот, кто когда-нибудь рисовал блок-схемы бизнес-процессов меня поймут. Действительно очень удобно.
Для наглядности вкратце опишу процесс, который мы реализовали на нашем предприятии. Это процесс проведения платежей.
В качестве заявки на оплату используется электронный документ, заполняемый заявителем по шаблону, набор реквизитов которого мы определили самостоятельно. Определяя набор реквизитов мы были ограничены лишь своей фантазией и принципом целесообразности. Здесь есть переменные строковые, числовые, булево и дата. Все что нужно. Предусмотрена возможность добавления несложного программного кода на любом из этапов с типом «Действие» и «Обработка», позволяющая существенно расширить возможности стандартных настроек блок-схемы. В нашем случае с помощью программного кода мы реализовали перенос значений реквизитов документа в реквизиты бизнес-процесса.
Дальше электронный документ отправляется заявителем по описанному нами алгоритму, по всем участникам процесса, которые в программе получают задания на совершение действий с документом, предписанных нами. Мы активизировали в программе опцию отправки сообщения о получении задания на электронную почту участника процесса. Теперь можно быть уверенным, что процесс согласования заявки на оплату не остановится потому, что кто-то забыл включить программу или находится в рабочей сети дистанционно. Задачи можно получать на любой гаджет, который подключен к сети Интернет, и выполнять эти задачи также с помощью выхода в Интернет.
По специфике нашего бизнеса лица, утверждающие платежи, часто лично не присутствуют на рабочих местах. Вопрос утверждения заявок на оплату в отсутствии руководителей теперь решен дистанционно с помощью программы.
Программа оснащена небольшим количеством отчетов, выводящих большей частью статистические данные о документах. Встроенного отчета, отвечающего нашим требованиям, в наборе не нашлось. По нашей заявке программисты из компании «Аналитика. Проекты и решения» достаточно быстро и качественно подготовили необходимый нам отчет.
В созданный отчет можно вывести весь перечень данных, согласуемых по каждой заявке, в любом наборе, иерархии и различными уровнями группировок. На основании этого отчета можно с легкостью формировать график платежей на будущие периоды и анализировать данные о фактически проведенных платежах.
Отчет позволяет каждому из участников процесса в любой момент времени понимать на какой стадии и у кого находится заявка на оплату, а не бегать по кабинетам и искать, до какого кабинета заявка дошла и почему там она «зависла».
Более того, мы предусмотрели, что процесс проведения платежа по отдельной заявке заканчивается этапом, когда заявитель сдаст в бухгалтерию первичный документ, подтверждающий расходы, которые были оплачены по заявке. Хоть это уже и выходит за рамки собственно процесса оплаты, благодаря этому мы наладили контроль за наличием и своевременной сдачей подтверждающих документов. Как результат мы получили повышение прозрачности процесса проведения платежей и экономию времени всех участников процесса.
Еще бы хотелось заметить, что практически на все вопросы, связанные с работой программы, мы легко получаем ответы от группы технической поддержки компании «Аналитика. Проекты и решения».
Я начал этот отзыв с пояснения о том, что это лишь одна востребованная нами, а потому изученная, сторона программы. Уверен, что программа содержит в себе более серьезные возможности, которые могут оказаться полезными в других ситуациях. В 2014 году мы планируем расширить область применения программы в деятельности нашей компании.
Заместитель финансового директора группы компаний «ТОМ-УПИ» Стрелков Р.Б.
