Номенклатура дел
В каждой организации существует положение о документообороте или инструкция по делопроизводству. В программе «1С:Документооборот» можно вести номенклатуру дел, используемую для создания новых дел (томов) и списания в дело документов с завершенным исполнением. Каждый том (дело) является эквивалентом бумажной папки, куда подшиваются исполненные документы в бумажном делопроизводстве. Списание документов в закрытое дело программой заблокируется.
На каждое дело (том) в «1С:Документооборот» открывается карточка с указанием в ней индекса, категории, времени хранения дела, списка номеров статей и отметок ЭПК.
Ведение номенклатуры дел (томов) обычно осуществляет пользователь, занимающийся ведением нормативно-справочных документов. Утверждение номенклатуры дел осуществляет руководитель.
Номенклатура дел при необходимости переносится на следующий календарный год.
Печать и сканирование номенклатуры дел
Номенклатуру дел (томов) можно распечатать, бумажный экземпляр подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
Распечатать также можно и другие бланки делопроизводства, применяемые в его бумажном виде, например, обложку или внутреннюю опись дела, а также лист-заверитель и карту-заместитель дела.
Некоторые бланки распечатываются с указанием наименования организации и ФИО ответственных исполнителей – руководителей организации или службы документационного обеспечения управления и др.
Программа разрешает загружать в базу данных любой документ, отсканированный с помощью сканера с поддержкой интерфейса TWAIN. При завершении сканирования программа создает электронную версию документа или файла, на основании которого может быть создан внутренний документ для списания в дело (том).
В карточку документа можно внести информацию о составе его бумажного экземпляра, например, количество листов, количество приложений и листов в приложениях.
Журнал передачи документации
На каждый входящий, исходящий и внутренний документ заводится карточка учета, на основании которой составляется журнал передачи документа. Журнал ведется пользователем, занимающимся вопросами делопроизводства, и включает в себя информацию о передаче бумажных вариантов документов либо их копий сотрудникам предприятия и о возврате этих документов.
На основании журнала передачи документации можно составить отчет о находящихся на руках у сотрудников документах.
Смотрите также:
