Хранение информации

Программа осуществляет автоматизированную работу с обычными файлами, создающимися в процессе функционирования компании и ее сотрудников в рабочем порядке  – черновиками, проектами, результатами переговоров и т. п. Однако кроме этой документации, пользователь может работать и с другими типами файлов – офисными документами, изображениями, текстами, файлами в аудио- и видеоформате, архивами, приложениями и другим.

 

Обработка различных типов файлов осуществляется с помощью установленных на компьютере приложений, предназначенных для работы с тем или иным типом файлов.

 

Хранение файлов осуществляется в базе данных или в томах на диске, а при первой необходимости работы с тем или иным файлом он копируется на компьютер пользователя.

 

Хранение файлов в информационной базе осуществляется с помощью распределения по папкам. При необходимости есть возможность разграничить доступ того или иного пользователя к папкам с определенной информацией.

 

Структура папок может выстраиваться различными способами:

  • по организационной структуре компании – например, Администрация, Бухгалтерия, Отдел проектирования, и так далее. 

  • по тематике содержащихся данных – Калькуляции, Проектные материалы, Планы, Разработки, Рекламная информация и т.д. 

  • по правам доступа – Общие, Конфиденциальные и т. д.

 

Внесение данных в информационную базу осуществляется путем:

  • перенесения мышкой файла или каталога файлов (Drag&Drop),

  • импорта файла

  • импорта каталога файлов

  • создания нового файла на основе уже имеющегося в информационной базе

  • создания файла с помощью сканирования документа на бумаге.

В программе «1С:Документооборот 8» есть возможность создавать новые файлы на основании созданных ранее шаблонов. Кроме того, программа позволяет полностью переносить в базу данных файлы, созданные с помощью других программ, размещенных на локальном компьютере.

 

Файлы, хранящиеся в базе данных, могут участвовать в следующих операциях: 

  • Просмотреть

  • Редактировать

  • Завершить редактирование – осуществляется сохранение отредактированного файла и удаление пометки его занятости

  • Открыть каталог файлов —  на компьютере осуществляется открытие каталога, в котором хранится файл информационной базы, используемый в настоящий момент

  • Отменить редактирование – закрытие файла без его сохранения и удаление пометки занятости

  • Сохранить изменения – сохранение изменений в файле, пометка о занятости не удаляется

  • Сохранить как – файл сохраняется в указанный каталог на компьютер или переносной носитель

  • Обновить из файла на диске – файл информационной базы обновляется файлом из компьютера или переносного носителя информации

При создании нового файла программа открывает учетно-регистрационную карточку, с помощью которой можно более быстро найти вновь созданный файл. Поиск файла или документа может осуществляться как по полям карточки, так и по содержанию самого файла или документа, при условии, что он имеет часто используемый формат.

 

Поиск может осуществляться на русском, украинском или английском языке по всей содержащейся в базе информации – документам, файлам, задачам, отчетам, бизнес-процессам и др. Осуществляется также поиск похожих слов. 

Смотрите также: