Программа осуществляет автоматизированную работу с обычными файлами, создающимися в процессе функционирования компании и ее сотрудников в рабочем порядке – черновиками, проектами, результатами переговоров и т. п. Однако кроме этой документации, пользователь может работать и с другими типами файлов – офисными документами, изображениями, текстами, файлами в аудио- и видеоформате, архивами, приложениями и другим.
Обработка различных типов файлов осуществляется с помощью установленных на компьютере приложений, предназначенных для работы с тем или иным типом файлов.
Хранение файлов осуществляется в базе данных или в томах на диске, а при первой необходимости работы с тем или иным файлом он копируется на компьютер пользователя.
Хранение файлов в информационной базе осуществляется с помощью распределения по папкам. При необходимости есть возможность разграничить доступ того или иного пользователя к папкам с определенной информацией.
Структура папок может выстраиваться различными способами:
- по организационной структуре компании – например, Администрация, Бухгалтерия, Отдел проектирования, и так далее.
- по тематике содержащихся данных – Калькуляции, Проектные материалы, Планы, Разработки, Рекламная информация и т.д.
-
по правам доступа – Общие, Конфиденциальные и т. д.
Внесение данных в информационную базу осуществляется путем:
- перенесения мышкой файла или каталога файлов (Drag&Drop),
- импорта файла
- импорта каталога файлов
- создания нового файла на основе уже имеющегося в информационной базе
- создания файла с помощью сканирования документа на бумаге.
В программе «1С:Документооборот 8» есть возможность создавать новые файлы на основании созданных ранее шаблонов. Кроме того, программа позволяет полностью переносить в базу данных файлы, созданные с помощью других программ, размещенных на локальном компьютере.
Файлы, хранящиеся в базе данных, могут участвовать в следующих операциях:
- Просмотреть
- Редактировать
- Завершить редактирование – осуществляется сохранение отредактированного файла и удаление пометки его занятости
- Открыть каталог файлов — на компьютере осуществляется открытие каталога, в котором хранится файл информационной базы, используемый в настоящий момент
- Отменить редактирование – закрытие файла без его сохранения и удаление пометки занятости
- Сохранить изменения – сохранение изменений в файле, пометка о занятости не удаляется
- Сохранить как – файл сохраняется в указанный каталог на компьютер или переносной носитель
- Обновить из файла на диске – файл информационной базы обновляется файлом из компьютера или переносного носителя информации
При создании нового файла программа открывает учетно-регистрационную карточку, с помощью которой можно более быстро найти вновь созданный файл. Поиск файла или документа может осуществляться как по полям карточки, так и по содержанию самого файла или документа, при условии, что он имеет часто используемый формат.
Поиск может осуществляться на русском, украинском или английском языке по всей содержащейся в базе информации – документам, файлам, задачам, отчетам, бизнес-процессам и др. Осуществляется также поиск похожих слов.
Смотрите также:
